Politique de protection des données personnelles

La présente politique établit les principes selon lesquels VOKA collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles de ses membres, collaborateurs, bénévoles, participants et partenaires.

Elle vise à garantir le respect de la vie privée, de la dignité, des libertés individuelles et des droits fondamentaux de toute personne dont les informations sont détenues par VOKA.

La présente politique est fondée notamment sur les principes consacrés par la Constitution de la République d'Haïti du 29 mars 1987.

L'article 49 dispose que la liberté et le secret de la correspondance ainsi que de toutes les autres formes de communication sont inviolables. Leur limitation ne peut intervenir que par un acte motivé de l'autorité judiciaire, conformément aux garanties prévues par la loi.

VOKA considère cette protection constitutionnelle comme un principe fondamental applicable à la gestion des informations confidentielles de ses membres.

L'article 52-1 rappelle également le devoir de respecter les lois et les droits et libertés d'autrui.

VOKA reconnaît à chaque membre le droit au respect de sa vie privée.

Les informations personnelles communiquées à VOKA dans le cadre de l'adhésion, des formations, des activités ou des programmes ne doivent pas être utilisées d'une manière portant injustement atteinte à la vie privée de la personne concernée.

Dans le cadre de ses activités, VOKA peut être amenée à recueillir :

• nom et prénom ;
• numéro de téléphone ;
• adresse électronique ;
• date de naissance, lorsque nécessaire ;
• informations relatives à la formation et aux compétences ;
• informations relatives à la participation aux activités ;
• photographie et vidéos dans le cadre des activités ;
• informations nécessaires à la gestion administrative des membres.

VOKA s'engage à ne recueillir que les informations nécessaires à ses activités et à ses objectifs légitimes.

Toute information personnelle communiquée à VOKA doit être traitée avec confidentialité.

Les dirigeants, employés, bénévoles et membres ayant accès aux données personnelles sont tenus de ne pas :

• divulguer ces informations sans autorisation ;
• utiliser les données à des fins personnelles ;
• transmettre les informations à des personnes non autorisées ;
• utiliser les données d'un membre contre ses intérêts légitimes.

Conformément à l'esprit de l'article 49 de la Constitution, les communications privées des membres de VOKA doivent être respectées.

Les courriels, messages, correspondances et autres communications privées ne doivent pas être consultés, interceptés, transmis ou divulgués sans autorisation légitime.

Toute limitation ou intervention dans ces communications doit respecter les garanties prévues par la Constitution et la loi.

Les données personnelles collectées par VOKA peuvent être utilisées uniquement pour des finalités liées notamment :

• à la gestion des membres ;
• à l'organisation des formations ;
• à l'organisation des activités et événements ;
• au suivi des programmes ;
• à la communication institutionnelle ;
• à la production de statistiques internes ;
• à la sécurité des activités ;
• au respect des obligations légales.

VOKA ne doit pas utiliser les données personnelles d'un membre à une fin étrangère à celle pour laquelle elles ont été recueillies, sauf autorisation ou fondement légal approprié.

Lorsque la collecte ou l'utilisation d'une donnée nécessite l'autorisation de la personne concernée, VOKA doit rechercher un consentement libre et éclairé.

Le membre doit, autant que possible, être informé :

• des informations demandées ;
• de la raison de leur collecte ;
• de leur utilisation ;
• des personnes susceptibles d'y avoir accès.

Les photographies et vidéos prises lors des activités de VOKA peuvent être utilisées pour documenter et promouvoir les activités de l'organisation, dans le respect des droits des personnes concernées.

Lorsqu'une autorisation est nécessaire, VOKA doit l'obtenir avant toute utilisation publique de l'image de la personne.

L'accès aux données personnelles des membres est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs responsabilités au sein de VOKA.

Un responsable ou membre de VOKA ne peut accéder aux informations personnelles d'un autre membre simplement par curiosité ou pour un intérêt personnel.

VOKA prend des mesures raisonnables pour protéger les données personnelles contre :

• la perte ;
• le vol ;
• la destruction ;
• la modification non autorisée ;
• l'accès non autorisé ;
• la divulgation ;
• l'utilisation abusive.

Les documents contenant des informations personnelles doivent être conservés dans des conditions permettant d'en préserver la confidentialité.

VOKA ne vend ni ne commercialise les données personnelles de ses membres.

La transmission d'informations personnelles à une personne, une organisation ou une institution extérieure à VOKA ne peut avoir lieu que lorsqu'elle est :

• autorisée par la personne concernée ;
• nécessaire au fonctionnement légitime d'une activité ;
• requise par la loi ou une autorité compétente ;
• nécessaire à la protection d'un droit ou de la sécurité d'une personne.

Tout membre peut demander à VOKA de corriger ou de mettre à jour les informations personnelles le concernant lorsqu'elles sont incorrectes, incomplètes ou obsolètes.

VOKA doit traiter cette demande avec diligence.

VOKA rappelle que la protection des données personnelles constitue également une obligation de respect des droits et libertés d'autrui.

Cette exigence s'inscrit dans le principe posé par l'article 52-1 de la Constitution, qui impose notamment au citoyen de respecter les droits et libertés des autres.

Ainsi, aucun membre de VOKA ne peut utiliser les informations personnelles d'un autre membre pour le harceler, le menacer, le discréditer, le diffamer ou porter atteinte à sa dignité.

Toute personne qui, dans le cadre de ses fonctions au sein de VOKA, utilise ou divulgue abusivement les données personnelles d'un membre peut faire l'objet de mesures disciplinaires internes, sans préjudice des éventuelles responsabilités civiles ou pénales prévues par la législation haïtienne.

Les dirigeants et responsables de VOKA doivent donner l'exemple en matière de confidentialité et veiller à ce que les membres de l'organisation ayant accès aux données personnelles respectent la présente politique.

Lorsque VOKA organise des activités impliquant des mineurs, l'organisation accorde une attention particulière à la protection de leurs informations personnelles et de leur image.

Les informations concernant les mineurs doivent être traitées avec une prudence particulière et, lorsque nécessaire, avec l'autorisation du parent ou du représentant légal.

VOKA s'engage à construire une culture organisationnelle fondée sur :

• le respect de la dignité humaine ;
• la confidentialité ;
• la responsabilité ;
• la transparence ;
• le respect de la vie privée ;
• la protection des libertés individuelles ;
• le respect des droits d'autrui.

La présente politique constitue un engagement interne de VOKA en faveur de la protection des données personnelles de ses membres.

Elle doit être interprétée conformément à la Constitution de la République d'Haïti, aux lois haïtiennes applicables et aux principes fondamentaux de respect des droits humains.